Panduan Pengisian Data Calon Wisudawan 2026

• Komputer atau laptop paling nyaman karena layarnya lebar. HP juga bisa dipakai.
• Sambungan internet yang stabil.
• Browser Google Chrome atau Microsoft Edge (yang sudah terpasang di komputer biasanya cukup).

Akun diberikan oleh admin aplikasi: berupa username (nama pengguna) dan kata sandi sementara. Ada dua jenis akun:admin prodi hanya melihat dan mengisi prodinya sendiri, sedangkan admin fakultas melihat dan mengisi semua prodi di fakultasnya(tidak bisa melihat fakultas lain).

Kumpulkan dulu data berikut di kertas atau Excel, supaya nanti mengisinya lancar:

Klik tautan khusus fakultas yang dikirim lewat WhatsApp (bentuknya seperti …/f/feb), atau ketik alamat aplikasi di bagian atas browser lalu tekan Enter. Akan muncul halaman dengan logo Universitas Gajayana dan nama fakultas Bapak/Ibu.

• Username ditulis huruf kecil semua, tanpa spasi.
• Kata sandi membedakan huruf besar dan kecil. Perhatikan lampu Caps Lock di keyboard.
• Kata sandi sementara sengaja tidak memuat angka 0 dan 1 serta huruf I, L, dan O, supaya tidak tertukar dengan karakter yang mirip.
• Lebih mudah jika username dan kata sandi disalin (Ctrl + C) dari pesan admin aplikasi, lalu ditempel (Ctrl + V; di HP: tekan lama lalu pilih Salin/Tempel). Pastikan tidak ada spasi ikut tersalin di depan atau belakang.

Tunggu beberapa detik. Kalau berhasil, Bapak/Ibu dibawa ke halaman berikutnya.

Aplikasi tidak memaksa mengganti kata sandi. Bapak/Ibu bisa langsung bekerja dengan kata sandi dari admin aplikasi. Bila ingin memakai kata sandi sendiri, klik tautanGanti sandi di pojok kanan atas:

• Kata sandi baru: minimal 8 karakter, memuat huruf dan angka, dan tidak boleh sama dengan username. Bentuknya misalnya Kopi8Hangat (jangan memakai persis contoh ini).
• Ketik kata sandi baru yang sama sekali lagi di kolom ketiga, lalu klik Simpan kata sandi.

Setelah selesai, klik tombol Keluar di pojok kanan atas, terutama bila memakai komputer bersama. Aplikasi juga otomatis mengeluarkan Bapak/Ibu setelah 8 jam.

Tombol biru di bagian atas halaman data prodi. Akan terbuka formulir kosong.

Klik di kolom, lalu ketik. Tanda * merah berarti wajib diisi. Contoh pengisian:

Di bagian paling bawah formulir ada kotak “Foto”. Cara memilih foto dijelaskan di Bab 5. Foto boleh ditambahkan belakangan.

Tombol akan berubah menjadi “Menyimpan… (beberapa detik)”. Tunggu, jangan klik dua kali. Menyimpan memang membutuhkan sekitar 2–5 detik, kadang lebih lama.

• Mengoreksi: di baris mahasiswa, klik Ubah, perbaiki isiannya, lalu Simpan.
• Menghapus: klik Hapus, lalu jawab OK pada pertanyaan yang muncul. Hapus tidak bisa dibatalkan; kalau salah hapus, masukkan lagi lewat “+ Tambah mahasiswa”.

• Di bagian “Foto” klik tombol Pilih File (di sebagian browser tertulis Choose File).
• Cari berkas foto di komputer/HP, klik berkasnya, lalu Open / Buka.
• Foto tampil kecil di sebelah kiri sebagai pratinjau. Periksa bahwa itu foto yang benar.
• Klik Simpan di bagian bawah formulir. Foto baru tersimpan setelah tombol Simpan ditekan.

Untuk mengganti foto: buka Ubah, pilih foto yang baru, lalu Simpan. Untuk membuang foto: centang Hapus foto yang ada, lalu Simpan.

Kalau sudah punya banyak foto, pakai tombol Unggah foto massal:

1. Namai setiap berkas foto dengan NIM-nya. Contoh: 21110015.jpg atau 21110015 Budi.jpg. Nama yang tidak memuat NIM (minimal 5 angka) akan ditolak.
2. Pastikan mahasiswanya sudah ada di daftar (lewat “+ Tambah mahasiswa” atau “Tempel dari Excel”). Foto tidak bisa masuk untuk NIM yang belum terdaftar.
3. Klik Pilih File, buka folder fotonya, lalu pilih banyak foto sekaligus: tahan tombol Ctrl sambil mengklik tiap foto, atau tekan Ctrl + A untuk memilih semuanya. Di HP: tekan lama satu foto, lalu ketuk foto lainnya.
4. Klik Unggah dan tunggu. Setiap foto akan ditandai OK atau Gagal beserta alasannya.

Baris judul kolom (baris paling atas) boleh ikut disalin; aplikasi mengenalinya sendiri.

Blok semua data (klik sel pertama, lalu tekan Ctrl + A bila hanya itu isi lembarnya), lalu tekan Ctrl + C.

Klik Tempel dari Excel. Klik di kotak besar, lalu tekan Ctrl + V. Di bawahnya muncul pratinjau: baris benar bertanda OK, baris yang bermasalah berlatar merah disertai alasannya. Perbaiki dulu di Excel bila ada yang merah, lalu salin dan tempel ulang.

Tombol akan bertuliskan jumlah baris yang siap, misalnya “Impor 25 baris”. Klik, lalu tunggu. Setelah selesai muncul rangkumannya: berapa yang ditambahkan, diperbarui, dan gagal.

Di bagian atas halaman data prodi ada ringkasan, misalnya: 12 mahasiswa · 5 lengkap · 7 belum lengkap. Tujuannya: angka “belum lengkap” menjadi 0.

Centang Hanya yang belum lengkap di atas tabel. Tabel hanya memperlihatkan mahasiswa yang masih kurang, lengkap dengan tulisan “Kurang: …”.

Klik Ubah pada baris itu, isi bagian yang kurang, lalu Simpan. Ulangi sampai semua baris bertanda Lengkap.

Baca sekali lagi nama, tempat dan tanggal lahir, serta judul skripsi. Data ini akan tercetak di buku, jadi ejaan yang salah akan ikut tercetak.

Tombol FINAL hanya berhasil bila semua mahasiswa berstatus Lengkap (data dan foto) dan ada minimal satu mahasiswa.

Akan muncul kotak pertanyaan di tengah layar: “Nyatakan data … sudah benar dan FINAL? Setelah FINAL, data tidak bisa diubah kecuali dibuka kembali oleh BAU.”

Jika sudah yakin, klik OK. Jika masih ragu, klik Batal dan periksa lagi.

Klik Lembar cetak. Tampil seluruh data berbentuk kartu beserta foto. Klik Cetak / Simpan PDF. Di jendela cetak:

• Pilih printer bila ingin langsung dicetak ke kertas; atau
• pada kolom “Tujuan/Printer” pilih “Simpan sebagai PDF”, lalu klik Simpan untuk membuat berkas PDF.

Halaman ini bisa dibuka kapan saja. Foto muncul satu per satu; tombol Cetak / Simpan PDF baru aktif setelah semua foto tampil (tertulis “Memuat foto … dari …”). Tunggu sebentar, lalu klik.

• Unduh Excel menyimpan berkas data (berakhiran .csv) yang bisa dibuka dengan Excel.
• Unduh foto (ZIP) menyimpan satu berkas ZIP berisi semua foto, masing-masing diberi nama sesuai NIM. Tombolnya akan menampilkan kemajuan, misalnya “Mengunduh foto 40 dari 100…”. Tunggu sampai selesai dan jangan menutup halaman (bisa 1–2 menit bila fotonya banyak). Di halaman fakultas, ZIP berisi satu folder per prodi.

Berkas yang diunduh biasanya tersimpan di folder Downloads (Unduhan) di komputer.

Setelah masuk, BAU/admin aplikasi langsung melihat Dashboard: sisa waktu, jumlah mahasiswa terdata, jumlah data lengkap, dan berapa prodi yang sudah FINAL, lalu tabel kemajuan per prodi. Klik Buka di baris prodi untuk melihat dan membantu mengisi datanya. Tombol Unduh semua data (Excel) mengunduh data semua prodi.

Di halaman data prodi yang berstatus FINAL, klik Buka kembali FINAL, lalu jawab OK. Admin prodi bisa mengubah data lagi dan perlu menyatakan FINAL ulang.

Di halaman data prodi, isi kolom “Perpanjang pengisian prodi ini sampai” dengan tanggal (misalnya 28/11/2026), lalu klik Simpan. Perpanjangan hanya berlaku untuk prodi itu.

Di Dashboard, setiap kelompok fakultas punya tautan “Halaman fakultas →” untuk melihat kemajuan dan mengunduh data/foto fakultas itu. Menu Pesan WA menyediakan teks WhatsApp siap kirim untuk tiap fakultas (pengumuman dan pengingat dengan progres terkini) berikut tautan khusus fakultas (…/f/feb, …/f/fti, …/f/fisb, …/f/pasca). Klik Salin teks, lalu tempel di WhatsApp. Teksnya boleh disunting dulu.

Menu Riwayat mencatat siapa mengubah apa dan kapan, berguna bila ada pertanyaan tentang perubahan data.

• Pengguna → Buat akun baru: isi nama, username (huruf kecil/angka), pilih peran (Admin prodi, Admin fakultas, BAU, atau Admin aplikasi) dan prodinya (untuk admin prodi) atau fakultasnya (untuk admin fakultas), lalu klik Buat akun. Kata sandi sementara hanya tampil sekali; catat dan sampaikan ke yang bersangkutan.
• Reset sandi: di daftar pengguna untuk yang lupa kata sandinya. Sandi sementara baru tampil sekali.
• Nonaktifkan / Aktifkan: menutup atau membuka kembali akses sebuah akun (paling lambat 1 menit berlaku).
• Pengaturan: mengubah tahun, tanggal batas akhir pengisian, tanggal wisuda, dan apakah data terkunci otomatis setelah batas akhir.